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País: Chile
Fecha: 2017-11-15
Medio: El Mercurio
Suplemento: Gestión Documental y Transformación Digital
Sección: Suplemento - GESTIÓN DOCUMENTAL Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Página(s): 1
Centimetraje: 35x29 cms
INFORMACIÓN Y DIGITALIZACION:
TENER EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS HOY ES UN VENTAJA COMPETITIVA
Estamos en el mundo de la información. Y también de la tecnología. Por eso la gestión documental es un aspecto clave para la eficiencia y productividad de las empresas, tanto públicas como privadas.
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Una organización que no gestiona apropiadamente su documentación no podrá cumplir con sus objetivos de forma eficiente ni efectiva, ni tampoco podrá rendir cuentas de su actuar frente a otros actores, ya sea que se trate de entidades relacionadas, el Estado o incluso la sociedad en su conjunto. Así lo asegura Gabriela Andaur, académica de la carrera de Gestión de la Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad Alberto Hurtado. Es que la gestión documental es fundamental para el proceso de transformación digital de cualquier organización moderna. "La Gestión Documental Digital hace mucho más eficiente a una empresa y con mayor razón a un organismo público, ya que la información está al alcance de todos, se encuentra de manera ordenada, simplifica los trámites, ahorra tiempo a los funcionarios y a la ciudadanía, lo que viene a mejorar la calidad de vida de todos", asegura Jaime Soto, secretado general de la Asociación Chilena de Tecnologías de la Información fACTI).

MÁS CONCIENCIA
Por eso, uno de los principales desafíos que tiene la gestión documental actualmente es aumentar el número de empresas que incorporen la innovación como estrategia a la hora de hablar de competitividad y productividad, diferenciando cada una de las estrategias según tipo de empresa.

"Es muy importante que tomemos en serio el camino hacia la digitalización y un buen punto de partida para ello es que nuestra administración incorpore sus beneficios y su urgencia dentro de sus lineamientos y planificación. No contar con ello o con políticas públicas que potencien e incentiven la digitalización de Chile solo nos causará un mayor estancamiento y con ello, la imposibilidad de superar desafíos propios de nuestra sociedad, como la discriminación social, analfabetismo, falta de oportunidades para emprender o el mismo desarrollo íntegro de las personas, cualquiera sea su rubro", dice Jaime Soto. Y agrega que hay que entender que en el día a día la gestión documental nos permite simplificar procesos que mejoran nuestra calidad de vida. "Desde la reducción o eliminación de trámites burocráticos; pasando por la posibilidad de contar con documentos e información en todo momento y en todo lugar, hasta la disminución de carga en el trabajo y menos gastos para las empresas; son pasos importantes para poder dedicar más tiempo a lo realmente importante", dice Soto.

LAS TENDENCIAS
Para Gabriela Andaur, conforme avanzan las tecnologías, las organizaciones han ido cambiando la forma y las herramientas que utilizan para crear y manejar su información. "Es lógico que en el presente las organizaciones transiten hacia medios digitales, y dentro de ellos a una diversidad que abarca más que solo lo que tradicionalmente entendemos como documento", dice. Un ejemplo bien conocido a estas alturas son los datos, pero también se debe pensar en la web y en redes sociales. "Todos estos son recursos de información, y en muchos casos también son utilizados como registro y evidencia de las actividades de una organización", dice la académica.

Por eso es esperable que la gestión documental se cruce cada vez con más frecuencia con otro tipo de recursos. "Esto exige que, sin dejar de lado las actividades que implica la gestión de documentos, se avance hacia formas más integrales de tratamiento y preservación de información", asegura.

En la actualidad, existen iniciativas a nivel internacional que se están dedicando a estudiar estos cambios y las problemáticas que conllevan, por ejemplo desde el punto de vista de la confiabilidad de la información y de su permanencia en el tiempo. "Esto amplía todos los días nuestro campo de conocimiento y ya está impactando nuestra práctica profesional", dice Andaur. Y añade que se han visto cambios en la forma en que se entiende la gestión documental, haciéndose un énfasis en la perspectiva que considera que los documentos son un activo más de la organización. "Esto ha llevado a que se use como concepto central la Gobernanza de la Información, y se entienda a la gestión documental como uno de sus componentes", dice.
 
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Cada día más, la gestión documental se ha convertido en una pieza clave para las empresas y organismos públicos y privados.
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